別人說處理緊急事情應(yīng)該怎么回

時間管理的發(fā)展速度很快，到目前為止已經(jīng)發(fā)展了四代時間管理的方法。

（1）第一代時間管理：建立備忘錄

這種方法主要是建立備忘錄，比如列一個list，把一天要做什么事情都一一記錄下來，之后再一件一件的完成。這個方法讓你清晰的知道每天做了什么，使用這種方法的人對時間已經(jīng)有了初步的管理概念和管理能力。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

優(yōu)勢：通過對每個事件的記錄，可以很清晰的知道你具體做了哪些事項；

劣勢：個人的活動被事件控制，按事件順序去做事，結(jié)果往往是人被事件所控制。

反思：這種時間管理法，過度關(guān)注每個事件的完成，比較機械的按照事件的先后順序去執(zhí)行，但事先安排的事情是不是當下最重要需要去處理的并不清楚，執(zhí)行力在這里沒有得到有效的應(yīng)用。

（2）第二代時間管理：工作計劃和時間表

這種方法主要是：事先準備一個詳細的工作計劃和時間表，然后按照這個工作計劃逐項進行實施。比如在所有要做的工作之前，把清單列出來，給每項任務(wù)定一個期限，例如早上5點-7點為讀書時間，7-9點為洗漱吃飯時間等，每一項任務(wù)都有開始時間和結(jié)束時間。這個方法也被稱為行事歷時間管理法。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

優(yōu)勢：提前做好計劃，自主支配事情，效率感強，工作效率有明顯提高；

劣勢：計劃通常缺乏目的性，效率雖有明顯提高，但效益卻不是很明顯，有可能會導致自己更加忙碌。

（3）第三代時間管理：追求效率的優(yōu)先級

這種方法主要是：也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期的目標，再逐日制定目標計劃，將有限的精力進行合理分配，爭取達到最高效率。

這種時間管理方法的優(yōu)劣：

優(yōu)勢：可以將有限的時間進行合理分配，爭取達到最高效率；

劣勢：過分強調(diào)效率，把時間繃的很死，使人失去一些維系感情、享受個人需要和享受意外驚喜的機會。

反思：這種時間管理法，注重在忙碌中調(diào)配時間與精力，過度關(guān)注效率，但往往產(chǎn)生的效益并不明顯，計劃有時候可能也是盲目的。

（4）第四代時間管理：追求效能平衡的優(yōu)先級（在個人管理基礎(chǔ)上的時間管理）

有這樣一個故事：

伯利恒鋼鐵公司的總裁查理斯·舒瓦普，有一次去拜訪有名的效率專家艾維·利，艾維·利告訴查理斯·舒瓦普，他給舒瓦普一個東西，說是這個東西可以在10分鐘內(nèi)，幫助他把公司的業(yè)績提升至少50%。

艾維·利隨手遞給舒瓦普一張白紙，并對他說道：“在這張白紙上，寫下你明天要做的6件最重要的事情?！睂懴逻@些事情大約花掉你5分鐘的時間。

過了一會，艾維·利又說道：“現(xiàn)在用數(shù)字，在每件事后面標明，這件事對你和你的公司的重要性次序。”這大概花費你5分鐘左右的時間。

艾維·利又接著說：“現(xiàn)在你需要把這張紙，放在你的口袋里。明天早上，你要做的第一件事就是把這張紙條拿出來，把最重要的一項找出來，完成它。這期間不要看其他的，只看第一項，直到做完為止。

然后，你用同樣的方法，對待之后剩下的5項工作，直到你下班為止。如果到下班前，你只做了5件事，那也沒關(guān)系，因為你總是在做著最重要的事情。

接著艾維·利又說道：“你每天都要這么做。經(jīng)過一段時間，你對這種方法的價值深信不疑后，讓你公司里的其他人也用這個方法來工作。這個實驗?zāi)阆胱龆嗑镁妥龆嗑茫蠼o我寄一張支票過來，你認為這個方法它值多少錢，你就給我多少錢。”

整個見面的時間不到半個小時，幾個星期之后，舒瓦普真的給艾維·利郵寄的一張支票，支票上的金額是2.5萬美元。

5年后，這個當年不不怎么被人知曉的鋼鐵廠，一躍成為全世界最大的鋼鐵廠，艾維·利提出的關(guān)注6件重要事情的方法為查理斯·舒瓦普賺得1億美元。

從本質(zhì)來講，我們對時間的使用， 基本上就有兩類，緊急與重要。如果按“緊急”和“重要”來做標記，緊急是橫軸，重要是縱軸，這樣就可以構(gòu)成ABCD四個象限：

A象限：重要且緊急的事情

B象限：重要但不緊急的事情

C象限：緊急但不重要的事情

D象限：不重要不緊急的事情

如下圖所示：

有些人把精力放在A象限緊急且重要的事情上，此象限的事情需要立即處理，通常被稱為“危機”或“問題”，如果你過分注意此象限，它的范圍會越來越大，最終占據(jù)你的全部時間，于是你會一直處在撲火的狀態(tài)；

還有一些人把精力放在緊急但不重要的第三類事物上，這些人每天在處理自認為很緊急的事情，但他自己卻不知道，緊急的事情只是別人重要的事，對別人很重要，對自己就不一定重要了。

還有一些人會將重點放在C象限和D象限的事物上，但是每天都處于不那么負責任的狀態(tài)。

高效能的人不會將注意力放在C象限和D象限事物上，因為無論這些事物緊急與否，它都不是重要的事情。

他們更多的會將精力放在第二類事物上，也就是B象限（重要但不緊急）的事物，他們通過對第二類事物的關(guān)注，來減少第一類（緊急且重要）事物的數(shù)量。

以B象限事物為中心的日程安排通常有以下四項關(guān)鍵指標：

確認角色：做事情之前，你需要先確認自己的角色，你在家庭中的角色、工作中的角色等各種角色；

確認目標：考慮下一個周計劃中，每一個任務(wù)下，你最想做的1-2個重要的事項，作為你的目標；

過程管理：給你最想做的事項安排好時間，假如你需要寫一個項目計劃書，那你可以在某一天抽出幾個小時的時間專門來寫這個東西；

隨時調(diào)整：關(guān)注B象限之后，你會發(fā)現(xiàn)，你的工作會按照重要緊急的程度隨時進行調(diào)整，不再是按部就班的按日程表去工作了。

所以，你最應(yīng)該將關(guān)注點放在B象限，也就是（重要但是不緊急）的事項上，因為此象限處理的事情多，就會減少A象限（緊急且重要）的事情。

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本文作者：弘禾師兄，稷下百家教育創(chuàng)始人兼CEO，一個努力奮斗的創(chuàng)業(yè)者。
稷下百家，專注知識內(nèi)容生產(chǎn)，致力于以"生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)內(nèi)容，伴你終身成長"為己任，堅信優(yōu)質(zhì)內(nèi)容能幫助你成長，堅信成長即財富。